第一，也是主要原因就在于有关部门的管理不善。有些部门很可能认为部分办公设备是便宜的商品，即使发现有质量问题，也往往懒得去追究，因为这样可能“浪费”他们很多的宝贵时间。其次，销售或维修保养复印机等办公设备的企业或者技术人员也要负一定责任。因为很多情况是销售商或者技术服务人员没有或不提出使用有些办公设备在注意的问题，而且有些不合格的办公设备维修保养企业私自关闭一些办公设备上对环境与人体的保护装置，这样就引起一些健康问题，还有就是办公设备的使用环境也让这些办公设备损害人们的身体，有些使用办公设备的注意细则未能引起人们的重视。